مجلات الشراء (تعريف ، مثال) | ما هي مجلة الشراء؟
ما هي مجلات الشراء؟
دفاتر يومية الشراء هي دفاتر يومية خاصة تستخدمها منظمة لتتبع جميع مشتريات الائتمان. يُعرف أيضًا باسم كتاب الشراء أو كتاب الشراء اليومي. بينما يتم تسجيل المعاملات الائتمانية في دفتر المشتريات ، يتم إدخال المشتريات النقدية في مجلة عامة. ومن الجدير بالذكر أنه يتم تسجيل الشراء الائتماني للسلع فقط في مثل هذه المجلات ويتم استبعاد أي نفقات رأسمالية.
يوجد لدى معظم المنظمات قسم شراء منفصل يهتم بعملية الشراء الكاملة والتي تتمثل في تحديد السلع المطلوبة ، والتصنيف ، وطلب عرض الأسعار ، ووضع الطلب ، وتأكيد استلام البضائع المطابقة للوصف المطلوب.
مكونات إدخال دفتر اليومية للشراء
# 1 - حزبان
في كل عملية شراء طرفان ، المشتري والبائع. يتفق الطرفان على السعر الذي يدفعه المشتري مقابل السلع أو الخدمات. سعر الشراء هذا هو مبلغ الحركة لجميع دفاتر يومية الشراء. يُطلق على الشخص أو المنظمة التي يتم الشراء منها اسم المورد وعندما يتم الشراء بالائتمان ، سيظهر المورد كدائنين في الميزانية العمومية حتى وقت السداد.
# 2 - شراء الائتمان
تحصل المؤسسة على سلع وخدمات متنوعة من موردين متعددين. عند شراء البضائع بالائتمان ، يتم ترحيل إدخال دفتر اليومية التالي - لنفترض أن X Ltd. اشترت سلعًا بقيمة 500 دولار من Y Ltd. -
عندما يتم السداد -
# 3 - الفاتورة
الفاتورة هي مستند يصدره البائع إلى المشتري. إنها وثيقة مفصلة. يحتوي على تاريخ الفاتورة واسم وعنوان المورد ، واسم المنظمة التي يتم إرسال الفاتورة إليها ، وعنوان واسم المنظمة التي يتم فيها شحن البضائع ، وكمية البضائع ووصفها ، وطريقة الدفع التي يحتاجها المورد ، والعملة الفاتورة ، الضرائب ، إلخ. الفاتورة هي وثيقة مهمة ، وهي مشكلة مع البضائع ، وعندما تصل إلى المشتري ، سيطابق المشتري البضائع التي وصلت مع وضع أمر الشراء.
# 4 - قسم المشتريات
لدى معظم المنظمات قسم مشتريات منفصل مسؤول عن شراء السلعة. لذلك ، عندما يحتاج أي شخص أو قسم إلى أي سلع ، يتعين عليهم إرسال طلب إلى قسم المشتريات ، إذا كانت البضاعة متوفرة بالفعل في المخزون أو المستودع ، فإن قسم المشتريات سيصدر البضائع. إذا لم تكن البضائع متوفرة ، فسيقوم فريق الشراء بتحديد المورد المتخصص في البضائع المطلوبة ، وسيقومون بتقديم الطلب. بمجرد وصول الطلب ، سيتحققون من مطابقته للوصف المطلوب ، والكمية مطابقة لما تم طلبه. بمجرد تأكيد قسم المشتريات على استلام البضائع ، يتم إرسال الفاتورة إلى حسابات الدفع.
# 5 - مذكرة الائتمان
في الحالات التي لا تتطابق فيها البضائع الموردة مع الوصف ، أو تعاني من مشاكل في الجودة أو تلف ، ويتعين على المشتري إعادتها إلى المورد. ثم سيصدر المورد وثيقة تسمى مذكرة الائتمان ، والتي سيتم تعديلها مقابل مدفوعات البضائع في المستقبل. لنفترض أن X Ltd. عادت جيدة بقيمة 1000 دولار ، وأصدرت Y Ltd. إشعارًا دائنًا بهذه القيمة. في المرة القادمة التي تشتري فيها شركة X Ltd. مبلغ 5000 دولار ، يتعين عليها فقط دفع 4000 دولار حيث سيتم تعديل 1000 دولار مقابل إشعار الائتمان.
# 6 - شراء الكتاب
يسجل دفتر الشراء جميع مشتريات الائتمان في مكان واحد ، ويتم ذكر تفاصيل الموردين ورقم الفاتورة والعملة والكمية والتفاصيل الأخرى هناك. يتم تحويل أرصدة هؤلاء الموردين من دفتر الشراء إلى دفاتر الأستاذ الفردية ويتم خصم إجمالي رؤوس المصروفات إلى حساب المصاريف. هذا أحد الكتب الأساسية في عملية مسك الدفاتر ، وهو أمر ضروري في إعداد أرصدة دفتر الأستاذ ، وميزان المراجعة ، والحسابات الختامية. يوجد أدناه نموذج لكتاب الشراء XYZ Ltd لشهر أغسطس 2019. في هذه الحالة ، سيتم ترحيل أرصدة 500 دولار و 1000 دولار و 2000 دولار إلى دفاتر الأستاذ الفردية لشركة Nike و Adidas و PUMA Ltd. أيضًا ، سيتم خصم مبلغ 3500 دولار من حساب الشراء.
مزايا شراء المجلات
- تم العثور على تفاصيل جميع الموردين في مكان واحد مما يساعد في تسوية أرصدة دفتر الأستاذ وميزان المراجعة
- سهولة الحفاظ على البيانات وتتبعها لتحليل الموردين
- تم العثور على إجمالي شراء الائتمان ونوع الشراء في مكان واحد
- وثيقة أساسية للتشغيل السلس لقسم المشتريات
- أثناء عمليات تدقيق نهاية العام ، يصبح العثور على أرقام الفواتير المتعلقة بأي مورد متاحًا من دفاتر يومية الشراء
- أحد الكتب الشهيرة والتي تم الحفاظ عليها بشكل واسع
عيوب شراء المجلات
- مطلوب محاسب منفصل والذي يكلف الوقت والمال
- إذا تم تحديد حساب مورد خاطئ في دفتر المشتريات ، فإنه يؤدي إلى خطأ في إعداد ميزان المراجعة والحسابات الختامية
استنتاج
تعد دوريات الشراء جزءًا حيويًا وأساسيًا من عملية المحاسبة في أي مؤسسة. عند تنفيذه بعناية ، سيساعد نظام الصوت في عمليات الشراء في الوقت المناسب ، مما سيؤدي إلى توفير الوقت والمال. أيضًا ، يساعد تحليل الشراء المستخرج من هذه المجلات في التفاوض على العقود الجديدة. تساعد دفاتر يومية الشراء أيضًا في إدارة الدائنين ، وتتبع حالة البضائع المرتجعة ، والإشعارات الائتمانية ، وأرصدة دفتر الأستاذ المحدثة للموردين ، وكلها مطلوبة لنجاح الأعمال التجارية وتحديثها. كما أنه يساعد في تسهيل التدقيق من خلال توفير البيانات التي يحتاجها المدققون.
