دفتر حسابات المدفوعات (تعريف ، أمثلة) | خطوة بخطوة
تعريف دفتر الأستاذ حسابات المدفوعات
دفتر حسابات المدفوعات ، المعروف أيضًا باسم دفتر الأستاذ الدائن ، هو دفتر الأستاذ الفرعي الذي يسرد تفاصيل الموردين أو البائعين المختلفين للشركة جنبًا إلى جنب مع أرصدة حساباتهم التي تسلط الضوء على المبلغ المستحق الدفع من قبل الشركة.
يتتبع المعلومات المحددة المستحقة الدفع لكل فاتورة ، بما في ذلك:
- تاريخ الفاتورة
- رقم الفاتورة
- اسم المورد / البائع
- كمية الطلب
- المبلغ المستحق
تتم مقارنة رصيد حساب دفتر الأستاذ العام للحسابات الدائنة برصيد دفتر الأستاذ النهائي للحسابات الدائنة لضمان مطابقة كلا الحسابين. يتم إجراء هذه المقارنة كجزء من عملية إغلاق نهاية الفترة (ربع سنوي / سنوي).
مثال على دفتر حسابات المدفوعات
دعونا نحلل المثال أدناه لمزيد من الفهم:
معاملات الشراء لشركة Titan Sports Gear Company هي:
- 12 مارس: تم شراء 20000 دولار من مخزون البضائع ، بشروط 2/15 ن 45 ، وجهة FOB من موردي Mighty Sun
- 18 آذار (مارس): إرجاع بضائع بقيمة 3000 دولار ، تضررت خلال شحنات 12 آذار (مارس).
- 27 مارس: دفع ثمن البضائع التي تم شراؤها في 18 مارس من موردي Mighty Sun ناقصًا الإرجاع والخصم.
تم تسجيل المعاملات المحاسبية بطريقة الجرد الدائم في إدخالات دفاتر يومية الحسابات الدائنة التالية:
مجلة الشراء
مخزون البضائع A / C Dr …………………………………………………… $ 20،000
الحسابات الدائنة A / C …………………………………………………………………………………………………………….
مجلة الصرف النقدي
مجلة العامة
سيتم نشر هذه المجلات مرة أخرى في الحسابات الدائنة على النحو التالي:
حساب البائع: موردي مايتي صن
وفقًا لذلك ، سيتم تحديث دفتر الأستاذ / البائع الفرعي لموردي Might Sun على النحو التالي:
كما نرى من الجداول أعلاه ، فإن رصيد البائع لموردي Mighty Sun هو 0 دولار (لا شيء) ، ورصيد الحسابات الدائنة هو أيضًا 0 دولار (لا شيء). نظرًا لأن كلاهما متطابقان تمامًا ، فليس من الضروري إعداد جدول كامل للحسابات المستحقة الدفع. إذا كان أي مبلغ رصيد معلق ، فسيلزم إعداد جدول منفصل للحسابات الدائنة.
ستكون معالجة الحسابات المدينة أيضًا بطريقة مماثلة.
ومع ذلك ، يجب أن يكون هناك بعض الحذر والاتساق المطلوب للحفاظ عليها. هذا المثال لمورد واحد وشهر واحد فقط. يمكن أن يكون هناك إدخالات متعددة وبائعين متعددين للشركة. وبالتالي ، يجب أن تكون هناك آلية مناسبة مع عدم وجود مجال للخطأ لأن التسوية يمكن أن تكون مهمة صعبة.
قضايا في المطابقة
فيما يلي الطرق التي يمكن من خلالها إخراج عنصر تحكم دفتر الأستاذ العام من المزامنة مع الحسابات الدائنة:
- تم إجراء إدخال يدوي في أحد الكتب ، ولم يتم الاحتفاظ بأي سجل آخر. هذا سيجعل المصالحة صعبة.
- ربما تم إيقاف الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام (GL) من وحدة الحسابات الدائنة في وقت ما. هذا خاصة في حالة التسجيل المحوسب للمدخلات
- ربما تمت مقاطعة مهمة النشر إما بسبب خطأ بشري أو انقطاع التيار الكهربائي أثناء الوظيفة. يجب النظر في سجل المعاملات للإدخالات غير المتوازنة. في حالة فقدان دفعة كاملة ، يجب مقارنة محفوظات الفاتورة بدفتر الأستاذ.
- هناك احتمال أن تتم جميع عمليات الترحيل بنجاح في وقت الإدخال ، لكن الملف تعرض للتلف في غضون ذلك. كطريقة وقائية ، يجب تخزين نسخ من الملف بتنسيق مادي أو إلكتروني.
مزايا دفتر حسابات المدفوعات
- يمكن أن يقدم دفتر الأستاذ هذا لقطة سريعة لأرصدة البائعين الحالية.
- إنه مفيد كنموذج لأغراض الرقابة الداخلية والتدقيق.
- يمكن للمديرين وحافظي الدفاتر مقارنة الرصيد الفرعي بميزان دفتر الأستاذ العام للوقاية من الأخطاء.
- كما أنه يساعد في الفصل بين الواجبات بين الموظفين. سيكون هناك موظف منفصل يسجل المعاملة وآخر يتحقق من الأخطاء المحتملة. سيضمن الكفاءة والرقابة الداخلية القوية.
- يمكن استخدام هذه المعلومات لإنشاء تقرير تقادم يعرض أيضًا اسم البائع مع إشعارات التأخير الفردية. كما أنه يسلط الضوء على المبلغ المستحق لكل فاتورة لم يتم سدادها. سيتم أيضًا تسليط الضوء على التغييرات في التدفق النقدي الناتجة.
- بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت هناك زيادة في عدد الفواتير المتأخرة ، فقد تبرز مشاكل مع مجموعات حسابات القبض. وتشير إلى أن العملاء يستغرقون وقتًا أطول من المعتاد للدفع ، الأمر الذي قد يتطلب اهتمامًا فوريًا.
استنتاج
إن وجود دفتر الأستاذ للحسابات الدائنة ليس إلزاميًا ولكنه مفضل للحفاظ على نظافة وتنظيم دفاتر الحسابات. تساعد دفاتر الأستاذ هذه في تتبع المدفوعات المستحقة القبض والمستحقة الدفع لسنوات متعددة. إنها أداة مهمة أثناء عملية التدقيق أيضًا ويمكن ربطها بنجاح في حالة التحقيق في الإدخالات الفردية.
يمكن للمحاسبين القانونيين أو الأفراد الحاصلين على درجة علمية في التجارة أداء مثل هذه المهام ، مما يسهل على المكاتب الصغيرة والموردين الاحتفاظ بهذه الحسابات.
