المصروفات النثرية (المعنى ، الأمثلة) | محاسبة المصروفات النثرية
معنى المصروفات النثرية
المصروفات النثرية تعني المبلغ الصغير المخصص لغرض دفع المصاريف الصغيرة التي تحدثها الشركة في عملياتها اليومية حيث يكون من غير المعقول إصدار الشيك ولإدارة نفس الأمناء المعينين من قبل الشركة.
تتطلب كل منظمة نقودًا مقابل نفقاتها اليومية. لا يمكن دفع كل النفقات من خلال شيك مصرفي أو تحويل مصرفي. يجب تسوية النفقات الصغيرة من خلال النقد فقط. في الوقت نفسه ، يلزم تسوية عدد قليل من الإيصالات نقدًا ، مثل مبيعات الخردة ، وما إلى ذلك.
في كل مؤسسة تقريبًا ، تعد المصروفات النثرية جزءًا لا يتجزأ من وظيفة المحاسبة ويتم الاعتناء بها في الغالب من خلال الحسابات الشخصية فقط.
كيف يعمل المصروفات النثرية؟
المصروفات النثرية هي مبلغ صغير من النقد يجب الاحتفاظ به في المكتب لاستخدام النفقات اليومية الصغيرة. يُطلق على الشخص الذي لديه نقود في المنظمة اسم أمين الصندوق بشكل عام. الشخص نفسه مسؤول عن المحاسبة المناسبة لكل معاملة نقدية تتم من خلاله. يجب تسوية جميع المداخيل والمصروفات التي لا يمكن تسويتها عمليًا من خلال بنك ما عدا النقد (لا توجد معاملة مقايضة في اقتصاد حديث).
بشكل عام ، يتم دفع النفقات التالية نقدًا ؛
- وجبات خفيفة يومية وشاي للموظفين ؛
- تعويضات الموظف - السفر العرضي ، والتعويضات الأخرى ؛
- رسوم مصرفية صغيرة - صرافة ، كاتب عدل ، إلخ ؛
- لإرسال التحيات أو الحلويات للعملاء أو العملاء في ديوالي أو المهرجانات الأخرى ؛
مداخيل قليلة يمكن أن تؤخذ نقدًا ؛
- مبيعات الخردة - كميات صغيرة للبائعين غير المنظمين.
- بيع الصحف القديمة وما إلى ذلك.
عادة ، تقدر المنظمة احتياجاتها الدورية من النقد ، أي أسبوعيًا أو شهريًا ووفقًا لذلك توافق على حد يمكن سحبه من البنك من وقت لآخر لتسوية النفقات النقدية. يجب ألا يتجاوز حد حيازة النقد لدى أمين الصندوق في أي وقت معين كما وافقت عليه إدارة المنظمة. قد تختلف دورية السحب من البنك من منظمة إلى أخرى حسب متطلباتها. يحتاج صاحب متجر صغير إلى مزيد من النقود بدلاً من مؤسسة متوسطة أو كبيرة الحجم لأنه يحتاج إلى التعامل أكثر مع القطاع غير المنظم الذي يتعامل نقدًا فقط.
للحصول على معاملة سلسة من خلال النقد ، يكون هناك ثلاثة أشخاص جزءًا من المعاملة: المُعد (أمين الصندوق) ، والمفوض (الإدارة العليا) ، والمستلم (المطالب به).
تنسيق المصروفات النثرية
لا يمكن إثبات الدفع النقدي إذا لم يتم تسويته بعد أخذ القصاصات المناسبة في الاعتبار. ومن ثم ، يجب إنشاء تنسيق قسيمة المصروفات النثرية لوضع الدليل في العملية ويجب أن يوقعه متلقي النقود في وقت الدفع. عينة من القسيمة على النحو التالي ؛
عينة من تنسيق المصروفات النثرية أدناه -
يحتوي الإيصال أعلاه على اسم مُعد القسيمة ، والمخول ، والمتلقي لأن الثلاثة جميعها ضرورية لإثبات الدفع.
كيف يتم محاسبة المصروفات النثرية؟
# 1- الخلق
يتم إنشاء صندوق المصروفات النثرية عن طريق السحب النقدي من البنك وتسليمه إلى الشخص الذي يحتفظ بصندوق. في منظمة أصغر ، يجب أيضًا أن يكون المبلغ المستلم من المدين (نقدًا) جزءًا من النقد
كونترا - Petty Cash A / c Dr. xxxx
للبنك A / c xxxx
استلام - نقدا A / c Dr. xxxx
إلى المدين A / c xxxx
# 2 - الصرف
لا يتم تسجيل كل مدفوعات عبر إدخال دفتر اليومية حيث قد يكون هناك مدفوعات صغيرة جدًا للنفقات الصغيرة (مثل شراء طابع بريدي) ، بدلاً من إدخال دفتر اليومية الذي تم تمريره في نهاية اليوم أو بعد فترة معينة لإجمالي المبلغ المصروف.
الدفع - إجمالي الصرف (النفقات الرئيسية) A / c Dr. xxx
إلى المصروفات النثرية A / c xxx
يجب أن تحتوي الروايات على توزيع إجمالي المدفوعات النقدية.
# 3 - التجديد
إذا أصبح الرصيد النقدي منخفضًا جدًا ، فسيتم تجديده عن طريق الشيك.
كونترا - Petty Cash A / c Dr. xxxx
للبنك A / c xxxx
مثال محاسبة المصروفات النثرية
: أنشأت XYZ LLP صندوقًا للمصروفات النثرية بقيمة 15000 دولار أمريكي في 1 أبريل 2016. خلال أبريل 2016 ، تم إجراء المدفوعات التالية من الصندوق النقدي:
الشاي والوجبات الخفيفة 1،256 / -
الضريبة الإجمالية 2،450 / -
طباعة وأجرة بريد 1،550 / -
الشحن 2،300 / -
التنظيف والغبار 1،000 / -
اللوازم المكتبية 2،800 / -
تمرير إدخالات دفتر اليومية للمعاملة أعلاه.
المحلول:
1 المصروفات النثرية A / c Dr 15000
إلى نقد في بنك 15000
(يجري إنشاء صندوق المصروفات النثرية أو سحب المبلغ من البنك للصندوق النقدي)
- الشاي والوجبات الخفيفة 1،256
ضريبة القيمة المضافة 2،450.000
طباعة وأجرة بريد 1،550
الشحن 2300
التنظيف والغبار 1000
اللوازم المكتبية 2،800
إلى Petty Cash A / c 11،356
(يجري الصرف من صندوق المصروفات النثرية)
إدخال دفتر اليومية لإيصالات المصروفات النثرية:
النثريات A / c Dr. xxx
لبيع القصاصات أو الصحف xxx
(يتم استلام النقد من بيع الخردة / الصحف)
كيف يتم تجديد رصيد المصروفات النثرية؟
يجب تجديد رصيد المصروفات النثرية من وقت لآخر لاستيعاب المزيد من النفقات النقدية. ومع ذلك ، فإن طريقة التجديد هي الأكثر شهرة وتعتمد على أمين الصندوق والمخول له. قد تكون هناك تعليمات من الإدارة العليا حول ذلك ، ولكن في حالة عدم وجود مثل هذا التوجيه ، يقوم أمين الصندوق ، وفقًا لراحته ، بإعادة ملء رصيده النقدي. هناك عدد قليل من الطرق التي قد تساعد الإدارة أو المفوض بطريقة أو اثنتين ؛
# 1 - تعويم المصروفات النثرية
عندما تمارس إحدى المؤسسات تشغيل تعويم ثابت للنقد كما تريده المنظمة ، يجب ألا يكون النقد أقل من المستوى ويجب أن يكون في نطاق سيظل مبلغ الزيادة كما هو. في اللحظة التي يلامس فيها النقد الطرف السفلي من المقياس ، يقوم أمين الصندوق بإطلاق طلب للسحب من البنك ويضعه. على سبيل المثال ، إذا كان مستوى التعويم هو 20000 دولار أمريكي وتم إنفاق 14000 دولار أمريكي ، فإن الرصيد النقدي المتبقي هو 6000 دولار أمريكي و 14000 دولار أمريكي مطلوب لتعويم الرصيد مرة أخرى إلى مستوى 20000 دولار أمريكي. هنا 6000 دولار هو الحد الأدنى ، ويجب أن يكون مبلغ السحب دائمًا 14000 دولار / - فقط.
تسجل هذه الممارسة جميع المدفوعات التي تمت منذ آخر تعبئة ، كأساس لطلب زيادة الرصيد التالية إلى المفوض. يساعد استخدام هذه الطريقة الموقعين على معرفة المبلغ الذي تم إنفاقه قبل سحب المزيد من النقود من البنك.
يتم تحديد النطاق النقدي في حيازة قسم الحسابات في وقت معين والموافقة عليه من قبل إدارة الشركة.
# 2 - المصروفات النثرية كما هو مطلوب
يتبنى عدد قليل من الشركات الصغيرة سياسة ينتج عنها أقل رصيد نقدي مع الشركة لأنها تسحب فقط عندما يكون ذلك مطلوبًا. على سبيل المثال ، لدى الشركة سياسة لتعويض الموظفين كل أسبوع ، وبالتالي في كل أسبوع كانت الشركة تعرف مقدار النقد المطلوب وهذا المبلغ الذي سحبه فقط من قبل الشركة.
يقلل هذا النهج من المخاطر ، وبما أنه لن يكون هناك تقريبًا رصيد نقدي مع الشركة ، يمكن تجنب القليل من التكاليف المتعلقة بالتأمين وحماية الأموال.
# 3 - إدارة المصروفات النثرية غير المنظمة
في الشركات المقيدة بشكل وثيق ، حيث يستخدم المالكون المشاركون بشكل مباشر في الأعمال اليومية هذا النهج ، في حين أنهم يمليون طريقة سحب المبلغ من البنك. لا توجد سياسة رسمية مطبقة لسحب المبلغ ولا يوجد حد لحيازة النقد. علاوة على ذلك ، لا توجد سياسة رسمية بشأن النقد أيضًا ، حيث يتم النظر بعناية من قبل مالكي المؤسسة.
من منظور التحكم والمخاطر ، فهي أقل خطورة حيث تخضع لسيطرة صارمة من قبل المالك فقط. من وجهة نظر السياسة والمحاسبة ، فهي غير رسمية ويجب تجنبها.
أفضل سياسة - من السياسات الثلاث المذكورة أعلاه ، يتم استخدام التعويم في الغالب وتقديره من قبل المحاسبين في جميع أنحاء العالم لأنه يوفر المرونة بالإضافة إلى التحكم في كل من المعاملات النقدية.
