النموذج الكامل لأمر الشراء (أمر الشراء) - المعنى ، التنسيق
النموذج الكامل لأمر الشراء - أمر الشراء
الشكل الكامل لاختصار PO هو أمر الشراء. هو مستند يتم إعداده وإرساله من قبل قسم المشتريات بالمشتري إلى البائع مع ذكر الوصف والكمية والسعر المتفق عليهما بشكل متبادل للسلع أو الخدمات المراد شراؤها. يتم استخدامه من قبل فرق الشراء أو الشراء لتقديم الطلبات مع الأطراف الخارجية.
ميزات PO
عادةً ما تحتوي التفاصيل التالية على أمر شراء.
- الكمية المزمع شراؤها
- وصف المنتج أو الخدمة
- أسماء تجارية معينة أو رمز منتج ، إذا لزم الأمر
- سعر الوحدة
- الجدول الزمني المطلوب للتسليم
- موقع الشحن للتسليم
- عنوان وصول الفواتير
- الشروط والأحكام المتعلقة بالدفع والتسليم
أنواع PO
هناك أربعة أنواع من أوامر الشراء التي يتم استخدامها عادةً.
# 1 - أمر الشراء القياسي
يتم إجراؤها عندما تكون جميع شروط الشراء الرئيسية معروفة في وقت إجراء أمر الشراء مثل الكمية والسعر والجدول الزمني للتسليم وشروط الدفع. على هذا النحو ، يتم استخدامها عندما يكون هناك يقين فيما يتعلق بالنظام والمصطلحات ذات الصلة.
# 2 - أمر الشراء المخطط له
يتم إصداره عندما تكون معظم التفاصيل المتعلقة بالأمر معروفة في وقت إعداد أمر الشراء ، ولكن شروط التسليم الدقيقة والجدول الزمني غير معروفين. وبالتالي ، عندما يقوم أحدهم بعمل أمر الشراء هذا ، يتم الالتزام بالكمية المطلوبة والسعر الواجب دفعه ولكن يتم ذكر جدول التسليم التقديري فقط.
# 3 - طلب الشراء الشامل
يتم إجراء أمر الشراء هذا عندما تكون التفاصيل المتعلقة بالسعر والكمية غير معروفة أيضًا. يتم ذكر تفاصيل العنصر مع شروط التسليم فقط. ومع ذلك ، سيتم ذكر الحد الأقصى للكمية في أمر الشراء ويمكن للمشتري الشراء ضمن الحد المحدد. أيضا ، يمكن ذكر النطاق السعري المقدر.
# 4 - أمر شراء العقد
في أمر الشراء هذا ، يكون المنتج أو الخدمة غير معروفين أيضًا. يمكن للمرء أن يذكر الشروط والأحكام التي سيتم الاتفاق عليها مع البائع.
كيف يعمل PO؟
عندما يكون لدى الشركة مطلب لشراء أي سلع أو خدمة ، يقوم المشتري برفع أمر الشراء للبائع. عند استلام أمر الشراء ، يعطي البائع تأكيدًا للمشتري ما إذا كان من الممكن إكمال الطلب المذكور أم لا. في حالة اعتقاد البائع أنه من غير الممكن إكمال الطلب ، فسيتم إبلاغه بذلك وسيتم إلغاء أمر الشراء. إذا تم السعي لإكمال الأمر ، فسيتم إجراء الترتيبات لنفسه. عند اكتمال الطلب ، يرفع البائع فاتورة إلى المشتري مع ذكر رقم أمر الشراء ذي الصلة بحيث يمكن للمشتري أن يطابقها مع التسليم الفعلي. بعد رفع الفاتورة الفعلية ، يجب أن يتم الدفع وفقًا لشروط الدفع المتفق عليها.
مثال على تنسيق PO
يتم إنتاج نموذج لتنسيق أمر الشراء أدناه.
الفرق بين أمر الشراء والفاتورة
يتم إصدار أمر الشراء لتقديم طلب للحصول على سلع أو خدمات. نفس الشيء يصدره المشتري للبائع. يتضمن التفاصيل المتعلقة بالطلب وتسليمه. يشكل أمر الشراء عقد البيع.
يتم إصدار الفاتورة من قبل البائع إلى المشتري بمجرد اكتمال التسليم مطالبة المشتري بدفع المبلغ النهائي. تتكون الفاتورة من السعر والمبلغ النهائي المستحق الدفع وشروط الدفع وفترة الائتمان المسموح بها للمشتري. يتم إصدار الفاتورة بمجرد اكتمال تسليم البضائع أو الخدمات. مقابل أمر الشراء ، تؤكد الفاتورة عقد البيع.
أهمية PO
أمر الشراء هو مستند مفيد للغاية يستخدم لتقديم الطلب. يساعد على توصيل المتطلبات إلى البائع بوضوح. عند إجراء التسليم الفعلي ، يمكن التحقق من الأمر نفسه مع أمر الشراء للعثور على أي تباين بين الاثنين. من الملائم لكل من البائع والمشتري الاحتفاظ بتفاصيل الطلب موثقة عن طريق أمر الشراء.
مزايا
- يساعد PO المشتري على تقديم طلب للسلع والخدمات التي ينوي الحصول عليها دون إجراء الدفع.
- يساعد على تتبع الطلبات وتجنب ازدواجية الطلبات.
- إنها وثيقة مهمة تشكل جزءًا من مسار التدقيق.
- بالنسبة للبائع ، من المفيد الحصول على معلومات حول متطلبات المشتري.
- يمكن فحص التسليم الفعلي من خلال أمر الشراء ويمكن التشكيك في أي تناقض.
- يعتبر أمر الشراء بمثابة وثيقة قانونية تثبت الشروط المتفق عليها لشراء السلع أو الخدمات.
سلبيات
- حتى بالنسبة للطلبات الأصغر ، يلزم إجراء أوامر الشراء ويبدو أنها أوراق غير ضرورية لمثل هذه الطلبات الصغيرة.
- يعد إنشاء أوامر الشراء عملية تستغرق وقتًا طويلاً.
استنتاج
يتم استخدام أوامر الشراء تقريبًا بواسطة كل شركة كجزء من عملية الشراء الخاصة بها. نفس الشيء مفيد في الحصول على اتصال واضح فيما يتعلق بالترتيب الذي تم تقديمه.
