دورة الحسابات الدائنة (التعريف) | 12 خطوة لدورة الحسابات الدائنة
دورة الحسابات الدائنة المعروفة أيضًا باسم Procure to Pay هي سلسلة من العمليات المختلفة في الشركة التي تتضمن الأنشطة المختلفة المطلوبة لشراء المنتج مباشرة من تقديم طلب البضائع إلى الموردين ، ثم الشراء واستلام البضائع و أخيرًا سداد الدفعة النهائية المستحقة للمورد مقابل ذلك.
ما هي دورة الحسابات الدائنة (AP)؟
تُعرف دورة الحسابات الدائنة أيضًا باسم "الشراء للدفع" أو دورة "P2P" هي سلسلة من العمليات التي تشمل قسم المشتريات والمدفوعات في الشركة وتحمل جميع الأنشطة الضرورية بدءًا من تقديم طلب إلى الموردين وشراء البضائع وإجراء المدفوعات النهائية للموردين.
كل عمل له دورتان تجاريتان رئيسيتان - دورة الإيرادات ودورة الإنفاق.
- تتضمن دورة الإيرادات أنشطة مثل المبيعات والتسويق وعلاقات العملاء وتحصيل الإيرادات وما إلى ذلك.
- تتضمن دورة النفقات المشتريات ومدفوعات الموردين ونفقات الإنتاج والأجور والرواتب وما إلى ذلك. تعد دورة الحسابات الدائنة جزءًا مهمًا من دورة الإنفاق.
فيما يلي الخطوات المضمنة في دورة الحسابات الدائنة -
- تحديد البضائع المطلوبة
- عملية الشراء
- ابحث عن الموردين
- طلب اقتراح
- مراجعة استلام الاقتباس
- تفاوض
- أمر شراء
- تأكيد المورد
- واجب الموردين
- عند التسليم الناجح للبضائع
- إدخال الفاتورة
- دفع
دعونا نناقش هذه بالتفصيل -
الخطوات المدرجة في دورة الحسابات الدائنة
فيما يلي الخطوات المضمنة في دورة الشراء إلى الدفع:
# 1 - تحديد البضائع المطلوبة
تتم عمليات الشراء بناءً على المخزونات المطلوبة من قبل قسم الإنتاج في الشركة. يحدد مدير الإنتاج الإمدادات اللازمة ويبلغ قسم المشتريات.
# 2 - قسم المشتريات يبدأ عملية الشراء
بعد الحصول على الموافقة على طلبات التوريد من الإنتاج ، سيبحث قسم المشتريات فيما إذا كان قد تم بالفعل تقديم بعض الطلبات المماثلة ؛ إذا لم يتم ذلك ، فسيتم إنشاء مستندات جديدة لأوامر الشراء.
# 3 - البحث عن الموردين
يعد العثور على الموردين مهمة صعبة تتضمن عوامل مختلفة مثل المكان ، وسهولة النقل ، وسياسات الائتمان ، وحسن نية المورد ومنتجاته ، والاتصالات السابقة مع الشركة ، وغيرها الكثير. ومع ذلك ، تفضل الشركة المعاملات مع الموردين الذين تمت تجربتهم واختبارهم. في حالات أخرى ، يتم اختيار الموردين المحتملين محليًا أو وطنيًا أو دوليًا باستخدام الأعمال التجارية عبر الإنترنت إلى بوابات الأعمال (مثل Alibaba.com) والإحالات وما إلى ذلك.
# 4- طلب عرض
بعد اختيار عدد قليل من الموردين المحتملين ، يتم تسليم مستند رسمي لتلقي عروض الأسعار للعناصر. يشار إلى الوثيقة باسم طلب تقديم العروض (RFP). يرسل المورد عرضًا ، بما في ذلك أسعار المنتجات وصفاتها ، ويطلب من الشركة التعامل معها.
# 5 - مراجعة استلام الاقتباس
تقوم الشركة بمراجعة عروض الأسعار المرسلة من قبل موردين مختلفين وتصفية الموردين الذين يمكنهم تلبية متطلبات الشركة. تقوم الشركة بإبلاغ الموردين المختارين عن اهتمامها بعقد صفقات الشراء.
# 6 - تبدأ الشركة عملية التفاوض
التفاوض هو عملية محمومة وأحيانًا تستغرق وقتًا طويلاً حيث يطلب المشتري من البائع خفض أسعاره ، ويقدم سياسة ائتمانية ليبرالية وشروط تفاوض أساسية أخرى مثل الخصومات وجودة المنتجات ورسوم الشحن والتسليم وشروط التأمين. تقوم عملية التفاوض بالترشيح ، وقد حددت الشركة أفضل الموردين.
# 7 - طلب الشراء
عند الموافقة على المورد المطلوب ، تمنحه الشركة الأمر بإرسال مستند أمر الشراء الرسمي. تؤكد للمورد متطلبات الشركة والموعد النهائي لتسليم المنتجات أو الخدمات.
# 8 - تأكيد المورد
يبدأ الاتفاق عندما يوافق المورد على بيع منتجاته بالشروط والأحكام المطلوبة. يجب أن يرسل المورد تأكيدًا بالقبول كتابيًا عبر البريد أو البريد الإلكتروني.
# 9 - واجب الموردين
من واجب المورد تجهيز البضائع وشحنها وفقًا للمواعيد النهائية بدقة وإطلاع الشركة على تقدم الطلب. يجب إرسال الإخطار عندما تكون البضائع جاهزة للشحن وإشعار الشحن ، بما في ذلك المستندات الصالحة التي تحدد وصفًا للبضائع ، بما في ذلك الوزن أو الوحدات وتاريخ التسليم والموقع وما إلى ذلك.
# 10 - فحص البضائع المسلمة
تبدأ عملية الاستقصاء ، والتي تتضمن فحوصات الجودة والكمية. يتحقق قسم المشتريات مما إذا كانت البضائع المسلمة مطابقة لأمر الشراء.
# 11 - إدخال الفاتورة
عند الفحص الناجح ، إذا وجد كل شيء مناسبًا ، يرسل قسم المشتريات الموافقة إلى قسم الحسابات الدائنة لبدء عملية المدفوعات. وبالتالي ، يقوم قسم الحسابات الدائنة بعمل سجل للفاتورة ، والذي يحتوي على جميع المواصفات الخاصة بالدفع مثل التاريخ النهائي و / أو التاريخ النهائي مع الخصم ومبلغ السداد والتفاصيل الرسمية الأخرى.
# 12 - الدفع
بعد كل فحص ضروري ، يبدأ قسم الحسابات الدائنة في سداد المدفوعات للمورد جزئيًا أو كليًا وفقًا لمعايير الشركة. هناك طرق مختلفة لتسديد المدفوعات للموردين مثل:
- التسديد نقذا
- دفع الشيكات (أو سندات أخرى قابلة للتداول)
- نقل عبر الإنترنت من طرف ثالث
- الدفع ببطاقة الائتمان
- المدفوعات بالدولار أو العملات الأجنبية الأخرى (قابلة للتطبيق بشكل عام في معاملات الاستيراد) ؛
- دفع المقايضة ، أي دفع بعض السلع و / أو الخدمات مقابل السلع و / أو الخدمات التي يتلقاها المورد.
المستندات ذات الصلة المتضمنة في دورة AP
فيما يلي وثائق مهمة مدرجة في دورة الشراء والدفع:
# 1 - طلب الشراء
يقوم قسم المشتريات في الشركة بإنشاء طلب للبضائع المطلوبة وإرساله إلى البائع. يوضح الطلب تفاصيل البائع حول الأصناف وكمياتها. كما تحدد التاريخ الذي يجب فيه تسليم البضائع.
# 2 - استلام التقرير
بعد تسليم البضائع ، تقوم الإدارة بفحص الشحنة والتحقق من الجودة والكمية والجوانب الأساسية الأخرى. بعد الفحص الكامل ، يقوم بإنشاء تقرير مفصل يسمى استلام التقرير.
# 3 - فاتورة البائع
المستند هو العقد القانوني الذي يُفصِّل فيه البائع البضائع ، والسعر لكل وحدة ، والمبلغ الإجمالي جنبًا إلى جنب مع المبلغ الخاضع للضريبة المطبق. كما تحدد سياسة الائتمان والتاريخ النهائي للدفع.
