نظام المعلومات المحاسبية (تعريف ، أمثلة) | إيجابيات وسلبيات
ما هو نظام المعلومات المحاسبية؟
يشير نظام المعلومات المحاسبية إلى الطريقة الحاسوبية التي تستخدمها الشركات من أجل جمع وتخزين ومعالجة البيانات المحاسبية والمالية التي يستخدمها المستخدمون الداخليون للشركة من أجل تقديم تقرير بشأن المعلومات المختلفة لأصحاب المصلحة في الشركة مثل الدائنين والمستثمرين وسلطات الضرائب وما إلى ذلك.
بكلمات بسيطة ، إنه نظام لجمع وتخزين جميع المعلومات المتعلقة بالمعاملات والأحداث المالية بطريقة يمكن استرجاعها لاتخاذ القرار من قبل الإدارة الداخلية ، والحسابات ، والمديرين الماليين ، والمراجعين ، وما إلى ذلك. دفتر أستاذ بسيط لمختلف الحسابات ، والتكاليف ، والتقارير المالية مثل بيان الربح والخسارة ، الميزانية العمومية ، إلخ.
مكونات نظام المعلومات المحاسبية (AIS)
# 1 - الشخص (أصحاب المصلحة)
بداية ونهاية كل الجوانب المحاسبية. هناك صاحب مصلحة يغذي المعلومات في النظام ، ويجمع ، ويحلل ، ويبلغ ، وما إلى ذلك ، وهناك شخص آخر (صاحب مصلحة) يحتاج إلى معلومات. على سبيل المثال ، يسجل المحاسب البيانات المالية المختلفة ويقدمها لاستخدام أصحاب المصلحة المتعددين مثل المالك والمساهمين والدائنين والحكومة ، إلخ.
# 2 - البيانات
الآن ، ماذا سجلات AIS والتقارير؟ الأمر كله يتعلق بالمعاملات المحاسبية المختلفة والأحداث والبنود النقدية الأخرى. لن تسجل AIS أي معلومات ليس لها قاعدة نقدية. يمكن أن تكون البيانات أي شيء مثل دفتر أستاذ المبيعات ، وحساب العميل ، ودفاتر الأستاذ البائعين ، والتقارير المالية مثل الأرباح والخسائر والميزانية العمومية ، وبيان التدفق النقدي ، وما إلى ذلك.
# 3 - الإجراءات المعمول بها
لأداء وظائف مختلفة ، كما هو مذكور في التعريف ، يتبع AIS خطوات وإجراءات محددة مسبقًا. لضمان الاتساق ، يعد هذا أحد أكثر الاحتياجات الأساسية لنظام AIS. قد يقوم AIS بتنفيذ إجراء إما بالتدخل اليدوي أو تلقائيًا. يجب توجيه هذا الإجراء إلى الشخص الذي يقوم بمعالجة البيانات أو ترميزه في النظام في حالة الأنظمة الآلية.
# 4 - البرمجيات (ERP)
البرنامج أو ، بعبارات أوسع ، ERP هو برنامج قائم على الكمبيوتر يؤدي الوظائف المذكورة. يمكن وصف تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أنه نظام حزمة برامج قواعد البيانات الذي يدعم العمليات والعمليات التجارية ، بما في ذلك التصنيع والتسويق والموارد المالية والبشرية وما إلى ذلك. ويشكل أحد المكونات الرئيسية لنظام المعلومات المحاسبية (AIS).
# 5 - البنية التحتية لنظام المعلومات
بعبارات بسيطة ، يمكن القول أن البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات عبارة عن كونسورتيوم من أجهزة وأدوات وإكسسوارات مختلفة لتكنولوجيا المعلومات وتكنولوجيا المعلومات. على سبيل المثال ، أجهزة الكمبيوتر والطابعات والماسحات الضوئية ، إلخ
# 6 - الضوابط الداخلية
الضوابط الداخلية هي الحاجة الأساسية لكل مؤسسة تجارية. هذه هي الأدوات والشيكات والإجراءات والأنظمة المعتمدة من قبل منظمة لضمان سلامة المعلومات المالية ، ومنع الاحتيال ، والأخطاء ، وحماية الأصول ، وما إلى ذلك.
دراسة حالة على أساس أمثلة من AIS
- Case - Martin Inc. ، مالك سلسلة متاجر التجزئة الشهيرة في لندن ، استخدم الطريقة التقليدية لتسجيل المعاملات على الورق ، والآن بهدف توسيع الأعمال التجارية تريد معرفة تفاصيل العملاء ، والبائعين ، والأرباح المحققة في الماضي ، والمستقبلية المقدرة القدرة على كسب الربح ، وتفاصيل رأس المال العامل المنخرط في أعمالها ولكنها ليست في وضع يسمح لها بالتنبؤ بنفس الشيء بسبب الممارسات المحاسبية اليدوية.
- المشكلة - المالك ليس في وضع يسمح له بفهم مكان عمله ، أي جميع المتطلبات المذكورة أعلاه.
- الحل - لو كان هناك نظام AIS قيد الاستخدام ، لكانت شركة Martin Inc. قد استخرجت بسهولة تفاصيل العملاء والبائعين والأرباح المكتسبة خلال الماضي ورأس المال العامل المنخرط في الأعمال التجارية وما إلى ذلك. اتجاهات الأرباح والتدفقات النقدية والمواقف الأخرى.
مزايا نظام المعلومات المحاسبية
- # 1 - الفعالية من حيث التكلفة - في عصر الرقمنة والذكاء الاصطناعي ، تتجه كل مؤسسة نحو خفض التكاليف باستخدام الذكاء الاصطناعي. ساعد AIS في تقليل الجهود اليدوية ويمكن أن يؤدي نفس العملية بشكل أكثر فعالية من حيث التكلفة.
- # 2 - فعالية الوقت - ساعدت AIS منظمات الأعمال في تقليل مقدار الوقت الذي يستغرقه تسجيل أي معلومات مالية وتصنيفها والإبلاغ عنها. يمكن إكمال قدر كبير من العمل اليدوي بواسطة AIS بجهود ووقت أقل بكثير.
- # 3 - سهولة الوصول (قابلية النقل) - يمكن استرداد البيانات المخزنة في AIS عبر نظام معلومات متصل بالإنترنت في أي مكان وفي أي وقت. عندما لا يمكن حمل دفاتر الحسابات المعدة يدويًا بسهولة ، يمكن أن تكون بيانات AIS كذلك.
- # 4 - الدقة - بمشاركة AIS ، تزداد موثوقية البيانات. كما ناقشنا سابقًا في هذه المقالة ، فإن AIS يتبع مجموعة محددة مسبقًا من الإرشادات. لذلك تكون فرص المعلومات المعرضة للخطأ أقل ، وبالتالي يتمتع AIS بميزة إضافية تتمثل في البيانات الدقيقة.
سلبيات
- # 1 - التكلفة الأولية للتقسيط والتدريب - بينما ناقشنا أن AIS فعال من حيث التكلفة ، قد لا يكون الشيء نفسه دقيقًا في حالة مؤسسات الأعمال الصغيرة. قد تكون تكلفة الإعداد الأولي عالية وقد لا تولد قيمة للمؤسسة.
- # 2 - التدخل اليدوي - على الرغم من أننا ناقشنا أن AIS يقلل من التدخل اليدوي ، لا يمكن القضاء على نفس الشيء. يحتاج AIS إلى تدخل يدوي في وقت معين ، مما قد يؤدي إلى عدم الكفاءة في النظام.
- # 3 - لا يمكن القضاء على الخطأ تمامًا - ناقشنا ، AIS يقلل من فرص الخطأ ، ولكن هناك فرصًا لوجود تشفير خاطئ في البرنامج ، مما قد يؤدي إلى نتائج عرضة للخطأ أيضًا ، لا يزال التدخل اليدوي موجودًا هنا ، مما قد يؤدي أيضًا إلى حدوث خطأ.
- # 4 - السرية - على الرغم من أننا ناقشنا قابلية نقل بيانات AIS ، فإن الأمر نفسه يمكن أن يكون كارثيًا أيضًا للمؤسسة إذا تم اختراق هذه المعلومات ، أي سرقت. قد يقوم المتسلل بتعديل المعلومات ، أو يمكنه الكشف عن معلومات مالية حساسة.
- # 5 - هجوم الفيروسات - أي بيانات مخزنة على IS يمكن أن تصاب بفيروس قد يؤدي إلى تعطيل أو تعديل المعلومات المالية المخزنة على AIS.
محددات
- التكلفة: لقد ناقشنا بالفعل تكلفة AIS باعتبارها عيبًا.
- التدريب: هناك حاجة لتدريب المستخدمين على إطعام أو استرداد أو استخدام AIS بالطريقة المرغوبة. إذا لم يتم تدريب الشخص المعني جيدًا ، فقد يؤدي ذلك إلى عدم دقة إعداد البيانات وعرضها. أيضًا ، هناك عمليات نقل متكررة وترقيات واستقالات وتقاعد في مؤسسة كبيرة. في جميع هذه الحالات ، هناك حاجة منتظمة للتدريب على البدائل.
- الزوال : في عصر الرقمنة ، تتغير التكنولوجيا بوتيرة سريعة. يستغرق الأمر لحظات قليلة جدًا حتى تصبح التكنولوجيا قديمة الطراز. هذا يولد احتياجات لمنظمة لاعتماد التغييرات في أقرب وقت ممكن. خلاف ذلك ، قد يؤدي إلى بيانات عرضة للخطأ.
التغيير في نظام المعلومات المحاسبية (AIS)
في عصر التكنولوجيا المتغيرة بسرعة والتكيف مع التطورات التكنولوجية ، تحدث تغييرات كبيرة في AIS. تشمل أحدث التغييرات الحوسبة السحابية أو المحاسبة السحابية أو المحاسبة في الوقت الفعلي أو محاسبة الأجهزة المحمولة.
هذا جعل المحاسبة أسهل بكثير وأكثر راحة مقارنة بالطرق القديمة للمحاسبة. لقد وصل التقدم إلى مستوى لا يسجل الأرقام ويصنفها ويحللها ويبلغ عنها فحسب ، بل يتنبأ أيضًا بالاتجاهات المستقبلية ، مما قد يساعد في مواجهة الموقف الفعلي بقدر كبير من الاستعداد.
استنتاج
يمكن وصف نظام المعلومات المحاسبية (AIS) بأنه نعمة لأي منظمة حيث درسنا مزايا وعيوب وقيود نظام AIS. ومع ذلك ، بشكل عام ، من المفيد جدًا للمؤسسة الانتقال من المحاسبة اليدوية إلى المحاسبة القائمة على AIS. للتغلب على العيوب المختلفة ، والقيود المفروضة على AIS ، هناك برنامج يؤمن AIS للمنظمة من الفيروسات والمتسللين والهجمات الأخرى.
لقد بدأ الذكاء الاصطناعي ، وهو نسخة موسعة من نظام المعلومات المحاسبية (AIS) ، بالفعل في تقليل التدخل اليدوي وسوف ينمو بوتيرة سريعة قريبًا.
