مراقبة الميزانية (المعنى) | إيجابيات - سلبيات
معنى مراقبة الميزانية
تُعرف مراقبة الميزانية باسم إعداد ميزانية معينة من قبل الإدارة من أجل معرفة الاختلاف بين الأداء الفعلي والأداء المدرج في الميزانية للشركة ، كما أنها تساعد المديرين في استخدام هذه الميزانيات لمراقبة التكاليف المختلفة والتحكم فيها خلال فترة محاسبية معينة.
إنها عملية تخطيط ومراقبة جميع وظائف المنظمة من خلال مقارنة وتحليل الأرقام المدرجة في الميزانية بالنتائج الفعلية. من خلال مقارنة الأرقام المدرجة في الميزانية بالنتائج الفعلية ، فإنها تحدد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وحيث يكون خفض التكلفة ممكنًا أو تحتاج إلى مراجعة الأرقام المدرجة في الميزانية.
أنواع مراقبة الميزانية
هناك أنواع مختلفة من الرقابة التي يمكن للمؤسسة تنفيذها -
# 1 - التحكم التشغيلي
يغطي الإيرادات ومصروفات التشغيل ، والتي تعتبر ضرورية لتشغيل الأعمال اليومية. تتم مقارنة الأرقام الفعلية بالميزانية شهريًا في معظم الحالات. يساعد في تحقيق السيطرة على EBITDA - الأرباح قبل استهلاك ضرائب الفائدة وإطفاءها.
# 2 - التحكم في التدفق النقدي
هذه ميزانية مهمة تحتفظ بالسيطرة على متطلبات رأس المال العامل وإدارة النقد. يمكن أن تكون الجرش النقدي ضارًا بالأداء اليومي ، لذلك يعد هذا جانبًا مهمًا.
# 3 - التحكم في النفقات الرأسمالية
يغطي النفقات الرأسمالية ، مثل شراء الآلات أو تشييد مبنى. نظرًا لأنه ينطوي على مبلغ ضخم من المال ، فإن التحكم هنا يساعد في القضاء على الهدر وتقليل التكاليف.
كيف يتم اعداد الميزانية؟
يتم إعداد الميزانية على أساس النفقات السابقة وتأخذ في الاعتبار أي نفقات متوقعة لا بد من حدوثها. في الوقت الحاضر ، في بيئة محوسبة حيث يتم إعداد البيانات المالية في أوراق إكسل. لدينا خيار اختيار المتوسط الفصلي أو المتوسط السنوي.
على سبيل المثال - إذا أردنا إعداد الميزانية لشهر تموز (يوليو) 2019 بناءً على نتائج الربع الثاني ، فستبدو كما يلي -
هنا ، صيغة الميزانية لشهر يوليو = (أبريل + مايو + يونيو) / 3 ، أي متوسط أبريل ومايو ويونيو.
في الجدول أعلاه ، استنادًا إلى النتائج الفعلية لشهر أبريل ومايو ويونيو ، نتوقع أن تكون المبيعات 6250 دولارًا أمريكيًا وصافي الربح 383 دولارًا أمريكيًا لشهر يوليو.
لنفترض الآن أننا حصلنا على النتائج الفعلية لشهر يوليو ونقارنها بميزانية يوليو للحصول على الفرق -
في هذه الحالة ، تجاوزت المبيعات الفعلية لشهر يوليو الميزانية بمقدار 150 دولارًا أمريكيًا. الآن ، قد يكون هذا إما بسبب زيادة الكميات المباعة أو زيادة سعر البيع لكل وحدة بشكل طفيف. إذا ظل سعر البيع لكل وحدة ثابتًا في يوليو ، فهذا يعني أن فريق المبيعات قد أدى أداءً أفضل من المتوسط وهذا هو سبب زيادة المبيعات.
سيوضح التحليل الإضافي المنطقة والمنتج الذي زاد البيع فيه. بنفس الطريقة التي ارتفعت بها تكلفة التشغيل بمقدار 33 دولارًا ، والتي يمكن أن تكون بسبب زيادة تكلفة أي مادة إدخال ، أو قد تكون عرضية للمبيعات الإضافية.
مزايا وعيوب مراقبة الميزانية
مزايا
- أداة فعالة لقياس أداء الأقسام والأفراد ومراكز التكلفة ؛
- تحديد مجالات التخفيض وتحسين الكفاءة ؛
- تؤدي زيادة الكفاءة وخفض التكلفة إلى تعظيم الأرباح ؛
- كما أنه يساعد في تقديم مخططات الحوافز القائمة على الأداء.
- دائمًا ما يكون خفض التكلفة هو الهدف الأساسي.
- يحسن التنسيق بين الإدارات حيث أن النتائج والتكاليف مترابطة.
- يوفر نظرة ثاقبة للتحليل المتعمق وأي إجراء تصحيحي.
- مفيدة في تحقيق هدف المنظمة على المدى الطويل.
سلبيات
- غالبًا ما تحتاج أرقام الموازنة إلى المراجعة نظرًا لصعوبة التنبؤ في المستقبل
- عملية تستغرق وقتًا طويلاً ومكلفة ، وتحتاج إلى أشخاص وموارد عمليات مراقبة الميزانية
- تتطلب هذه العملية أحيانًا التنسيق بين الإدارات المختلفة وهي مهمة صعبة
- تتطلب هذه العملية الموافقة والدعم من الإدارة العليا العليا
- دائمًا ما تكون مقارنة القيم الفعلية مع الميزانية ضارًا بدوافع الموظفين
محددات
- لا يمكن التنبؤ بالمستقبل ، لذا لا تضمن الميزانية دائمًا مستقبلًا سلسًا للمؤسسة
- في الغالب استخدام الأرقام المسجلة الماضية
- يتجاهل التركيبة السكانية والعديد من العوامل الاقتصادية الأخرى
- لا يمكن دائمًا التنبؤ بالسياسات الحكومية والإصلاحات الضريبية
- تؤثر الأحداث الطبيعية مثل المطر والرياح الموسمية والجفاف والعوامل الأخرى التي لا يمكن السيطرة عليها على الأداء الفعلي لمنظمة لا يمكن اعتبارها في الميزانية
نقاط مهمة يجب ملاحظتها
- يجب تضمين أي إيرادات أو نفقات متوقعة لم يتم تضمينها مسبقًا في الميزانية.
- لا ينبغي أن تكون وظائف التحكم ذات طبيعة متطرفة لوضع الأفراد تحت الضغط إذا كان الأمر كذلك ، فمن الضروري إجراء تغيير.
- المعايير بحاجة إلى مراجعة بشكل دوري.
- يجب إبلاغ جميع أصحاب المصلحة بأي تغيير على الفور أو مسبقًا.
- سيؤثر التغيير في الإنتاج أو المبيعات أو أي وظيفة داخل المنظمة على وظائف التحكم.
- يصبح أساس تخصيص التكلفة مهمًا في التحليل على المستوى الجزئي ، لذلك إذا كان هناك تغيير في أساس تخصيص التكلفة ، فيجب تحليله بالكامل قبل وضعه في مكانه.
استنتاج
تعد مراقبة الميزانية جانبًا مهمًا جدًا من الأنشطة اليومية للمؤسسة والآفاق طويلة الأجل. عند وضعه بعناية ، فإنه لا يساعد فقط في التحكم في التكلفة ولكنه يساعد أيضًا في تحسين الكفاءة. هناك أشياء أخرى مثل التكلفة القياسية ، والتي تعد أيضًا جزءًا منها.
هنا يمكننا حساب التكلفة أو الكفاءة أو العائد أو تباينات المزيج ، إلخ. لذا ، فإنه يحدد السبب الدقيق وراء أي تباين عندما نقارن نشاط فترة واحدة بآخر. لأنه في المنافسة الحادة اليوم ، تسعى المنظمات دائمًا لتحقيق التميز وأفضل الممارسات ، وتساعد مراقبة الميزانية في تحديد وتحقيق تلك السياسات والممارسات.
يحدد ما إذا كان هناك أي مشكلة أو فرصة للتحسين مع شراء مواد الإدخال ، أو المخرجات المطلوبة من المواد ، أو أي مشكلة معالجة ، أو إدارة فريق المبيعات. لذلك ، لفهم وظائف العمل تمامًا وتحليل الأسباب الجذرية للنتائج المختلفة ، تعد مراقبة الميزانية إحدى الأدوات المهمة في أيدي الأطراف المرتبطة بالمنظمة.
