كيفية استخدام دمج البيانات في Excel باستخدام أداة Consolidate؟

ما هو توحيد البيانات في Excel؟

أثناء العمل في Excel ، لدينا الكثير من البيانات المتاحة في أوراق عمل مختلفة ، وإذا أردنا دمج البيانات أو دمجها في ورقة عمل واحدة ، فإن Excel لديه وظيفة للقيام بذلك بعد فتح جميع أوراق العمل التي تحتوي على بيانات تحتاج إلى التوحيد ، متوفرة في قسم أدوات البيانات في علامة التبويب البيانات.

إذا لم تكن على دراية بأداة Consolidate في Excel ، فستساعدك هذه المقالة على فهم ديناميكيات أداة Consolidate في Excel.

بشكل عام عندما نتلقى بيانات من أشخاص مختلفين ، نحصل على العديد من أوراق العمل للتعامل معها. يعد توحيد كل شيء مهمة شاقة خاصة بالنسبة للمستوى المتوسط. في الجزء الأول من حياتي المهنية ، حصلت على بيانات من مجموعة واسعة من المصادر.

على سبيل المثال ، لقد اعتدت على الحصول على بيانات المبيعات من 4 مناطق مختلفة من رؤساء المناطق. أربع مناطق مختلفة تشمل 4 أوراق عمل مختلفة. في نهاية البيانات ، طُلب مني تجميع كل شيء في ورقة عمل واحدة وإنشاء قاعدة بيانات لأغراض التحليل. كنت أفعل ذلك يدويًا بالطريقة التقليدية للنسخ واللصق.

لكنني قضيت بعض الوقت في تعلم أشياء جديدة ودمج الأدوات هو أحد هذه الأشياء وقد ساعدني كثيرًا في تجميع البيانات بأقل جهد ممكن.

كيفية دمج البيانات في Excel؟ (خطوة بخطوة مع مثال)

يمكنك تنزيل قالب Excel دمج البيانات هذا هنا - قالب Excel دمج البيانات

لدي بيانات مبيعات من أربع مناطق مختلفة في أربع أوراق عمل مختلفة.

يحتوي كل منها على نفس التنسيق ونفس عدد الصفوف والأعمدة. أحتاج إلى دمج جميع الأوراق في ورقة واحدة تسمى الملخص.

لقد قمت بإنشاء نفس القالب كما هو الحال في الأوراق الأربع الأخرى.

  • الخطوة 1: بعد إنشاء النموذج أعلاه في ملخص الورقة ، حدد الخلية B2 حيث نريد دمج جميع المناطق الأربع المختلفة.

  • الخطوة 2: اذهب الآن إلى Data> Consolidate

  • الخطوة 3: بمجرد تحديد خيار التوحيد ، سترى النافذة أدناه.

  • الخطوة 4: هذه هي النافذة التي نحتاجها للقيام بالسحر. أولاً ، نرى القائمة المنسدلة للوظيفة القائمة من هذه القائمة المنسدلة التي نحتاجها لتحديد نوع الدمج الخاص بنا. نحتاج هنا إلى تحديد وظيفة SUM في Excel لأننا ندمج جميع بيانات مبيعات المنطقة وننشئ تقريرًا موجزًا. لذا حدد SUM تحت هذا الخيار.
  • الخطوة 5: الخطوة التالية هي الإشارة إلى جميع أوراق المنطقة الأربعة المختلفة. انقر فوق المربع المرجعي وانتقل إلى الورقة الأولى من كل ورقة المنطقة ، أي الجنوب. بعد تحديد النطاق ، انقر فوق الزر "إضافة".

  • الخطوة 6: بعد النقر فوق الزر "إضافة" ، يتم إضافة المراجع إلى جميع مراجع الخلايا.

  • الخطوة 7: بالمثل ، قم بإنشاء رابط Excel لجميع أوراق المناطق الأخرى. أخيرًا ، سيبدو مثل هذا.

  • الخطوة 8: الآن انقر فوق الزر "موافق" ، بياناتك المدمجة جاهزة دون أي أخطاء على الإطلاق.

  • الخطوة 9: الآن قمنا بإنشاء تقرير موجز ، هذا ليس تقريرًا ديناميكيًا لأننا لم ننشئ ارتباطًا بالجداول الأخرى. إذا كانت هناك أي تغييرات ، فستظل الجداول كما هي وكان تقريرنا يخطئ في هذه الحالة. نحتاج إلى ربط الجدول بالأوراق الأخرى لجعل التقرير ديناميكيًا.
  • الخطوة 10: في مربع حوار الدمج ، حدد خانة الاختيار إنشاء روابط لبيانات المصدر. انقر فوق موافق.

ثم تكمل العملية.

  • الخطوة 11: الآن أنشأت وظيفة SUM. يوجد رمز زائد (+) على الجانب الأيمن من جدول البيانات ، انقر فوق رمز علامة الجمع (+) لرؤية التفكك.

خيارات أخرى في التوحيد

  1. الوظيفة: هذه قائمة بجميع الوظائف المتاحة في أداة التوحيد. يمكنك استخدام الدالة SUM و AVERAGE و COUNT و MAX و MIN في Excel وما إلى ذلك
  2. المرجع: هذا هو المكان الذي نحتاج فيه إلى تحديد نطاقات الأوراق المختلفة لدمج البيانات في ورقة واحدة.
  3. تصفح: هذا هو جمال خيار التوحيد. لا يتم دمجها من نفس المصنف فحسب ، بل يمكنها أيضًا جلب البيانات من المصنفات الأخرى.
  4. إضافة وحذف: هذا حيث يمكننا إضافة وحذف جميع المراجع.
  5. الصف العلوي: استخدم الصف العلوي كعناوين للصفوف
  6. العمود الأيسر: استخدم الجانب الأيسر من البيانات كعناوين أعمدة.
  7. إنشاء روابط لبيانات المصدر: سيؤدي ذلك إلى جعل التقرير ديناميكيًا. ينشئ الخيار المدمج الصيغة لجميع الأوراق الأخرى لجعل التقرير ديناميكيًا حقيقيًا.

أشياء للذكرى

  • ضمن التوحيد ، يجب أن تكون نطاقات الخيارات لجميع أوراق العمل هي نفسها عبر أوراق العمل.
  • يمكننا استخدام أي نوع من الوظائف في خيار الدمج.