شكل كامل من شهادة توثيق البرامج (مثال ، أنواع) - كيف يعمل؟
شهادة توثيق البرامج الكاملة (مخطط الحساب)
يرمز الشكل الكامل لـ COA إلى مخطط الحساب. هي قائمة الحسابات التي تنشئها الشركة للاحتفاظ بجميع الحسابات التي تم استخدامها لأغراض المعاملات في نظامها المحاسبي بغرض التنظيم والتسجيل والفصل. يحتوي هذا على حسابات مختلفة مثل الإيرادات والنفقات والأصول والخصوم والأرباح وما إلى ذلك. يمكن أن يتراوح هذا من قائمة بسيطة في متجر بيع بالتجزئة تتكون من 10 إلى 15 حسابًا إلى تغطية معقدة للغاية في شركة كبيرة تحتفظ بمئات الآلاف من الحسابات .
كيف يعمل؟
- يتم إنشاء هذا بما يتماشى مع احتياجات العمل. من ناحية ، يمكن أن تحتوي على تقاطعات معقدة من الصفوف والأعمدة ، ومن ناحية أخرى ، يمكن أن تحتوي على مجموعة بسيطة جدًا من الحسابات. على أي حال ، يجب أن تكون قوية ونهائية وهادفة.
- قد يحتوي مخطط الحسابات المعقد على المزيد من الميزات مثل تخصيص أرقام المحاسبة والأولوية والمعلومات التفصيلية. ومع ذلك ، بشكل عام ، يستخدمون دفتر الأستاذ العام لتجميعهم.
- يحتوي مخطط نموذج الحساب على ثلاثة أقسام على الأقل: اسم الحساب ونوع الحساب والوصف.
- يتم ترقيمها حسب خصوصية وحدات الأعمال والإدارات والحسابات بهذا الترتيب. في الجدول أدناه ، مع الأخذ في الاعتبار رقم الحساب 103001 ، قد يشير أول رقمين إلى القسم بينما يشير الأربعة الآخرون إلى فئة الحساب. لاحظ الخصوصية المستخدمة كرقم معين من كود النظام.
تستخدم الشركة XYZ العينة التالية من شهادة توثيق البرامج:
مثال
لنفترض أن شركة ما تشتري ما قيمته مليون دولار من الأراضي لأعمالها التصنيعية. قسم الحسابات ملزم بإدخال إدخالات دفتر اليومية لهذه المعاملة من أجل الاحتفاظ بالسجلات والحفاظ على الإرشادات المالية للشركة. سيكون القيد التالي في دفاتر الحسابات:
في التاريخ ، يوم / شهر / سنة ، رقم الحساب 2003 ، حساب ممتلكات ومعدات المصنع ، مدين بمبلغ 1 مليون دولار بينما رقم الحساب 1001 مضاف إلى مليون دولار. لاحظ أنه يمكن جلب المعلومات المتعلقة بالحسابين من مخطط الحسابات الموضح أدناه.
أنواع
- التشغيل: الذي يتتبع الحسابات التي تعمل بطبيعتها ، أي حسابات المعاملات العادية.
- الأعمال: والتي تستخدم جميع الحسابات ذات الصلة بالعمل أو وظيفة الشركة.
- خاصة بكل بلد: هي تلك التي تعمل بناءً على معايير محاسبية مختلفة أو معايير قانونية للدول.
أهمية
- هذا مهم مثل أي عنصر آخر في العمل. إنه يخدم الغرض من تعيين أي وجميع الحسابات المتعلقة بالعمل. كما أنه يساعد الشركات على اتخاذ قرارات أفضل واتباع معايير المحاسبة وإعداد التقارير.
- افترض وجود سوبر ماركت كبير به المئات من وحدات SKU المعروضة للبيع وآلاف المنتجات على أرففه. إن الإدارة الفعالة لمالك السوبر ماركت هي دالة على مدى معرفته بملف الطلب والعرض الخاصين بمنتجاته.
- لهذا ، يحتفظ بملف Excel يحتوي على فصل واضح بين وحدات SKU والمنتجات. عندما يتم بيع أي منتج ، يتم إجراء إدخال Excel لإعادة ترتيبه. وبالمثل ، تحتفظ الشركة بجميع حساباتها ذات الطبيعة المالية بمساعدة مخطط الحساب لجعل مسك الدفاتر فعالاً.
الفرق بين COA و Ledger
- دفتر الأستاذ أو دفتر الأستاذ العام هو دفتر الحسابات الفعلي المستخدم لإجراء إدخالات محاسبية في حين أن مخطط الحسابات هو ببساطة قائمة بجميع الحسابات المتعلقة بأعمال الشركة.
- يتم إنشاء دفتر الأستاذ من خلال تلخيص جميع المجلات المتاحة ثم يتبعه المزيد من الدفاتر المحاسبية مثل ميزان المراجعة. من ناحية أخرى ، هو سجل مستقل ، على الرغم من استخدامه لمزيد من المراسلات وحفظ السجلات.
- علاوة على ذلك ، يمكن استخدام مخطط الحسابات من قبل العديد من الشركات لتسجيلها بينما يكون دفتر الأستاذ خاص بالشركة بسبب طبيعته المتأصلة في الاحتفاظ بإدخالات المعاملات التجارية.
فوائد
- تكون شهادة توثيق البرامج الجيدة دائمًا معدة جيدًا في مراحلها الأولية وتخدم الغرض من خلال مزيد من الارتجال حتى تلبي احتياجات العمل.
- فهو يقلل من الجهد والوقت لتوحيد المعلومات بشأن طلبات الإدارة في المستقبل.
- يمكن استخدامه أيضًا في قياس وحدات الأعمال ويقلل من الإجراءات المتعلقة بالتسوية إلى حد ما.
محددات
- هذه بسيطة في طبيعتها ولا تخدم أي متطلبات معقدة للإدارة.
- لديها ضوابط وأرصدة محدودة لأن أي خطأ في إنشاء مخطط الحساب لن يمكن تحديده عن طريق الروابط أو الشيكات.
- حتى مع الغرض المحدود الذي تخدمه شهادات توثيق البرامج ، يجب على الشركات اتباع الإرشادات التي حددتها مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا في الولايات المتحدة و FASB (مجلس معايير المحاسبة المالية).
- قد لا يكون مفيدًا جدًا للمنظمات الصغيرة أو المؤسسات الفردية بسبب التكاليف غير المتناسبة والعمالة التي ينطوي عليها صيانتها.
استنتاج
- هذا مفيد جدًا للأعمال التجارية في الفصل المنهجي لجميع حساباتها. إنه لا يساعد فقط إدارة الشركة ولكن جميع أصحاب المصلحة على وجه التحديد شركاء سلسلة التوريد ومحللي الأعمال والمستثمرين.
- هذا قابل للتعديل وفقًا لمتطلبات العمل ، ومع ذلك ، فإنه يتطلب خبرة وجهودًا للاحتفاظ بسجلات متسقة في مخطط حساب لأن أي تباين يمكن أن يعطي صورة خاطئة لصحة الأعمال. في العالم الحديث لإدارة الأعمال عالية التقنية ، يتم الاهتمام بهذه البرامج والأنظمة ، ولا تزال الشركات تدين بقدر كبير من الاهتمام والرعاية تجاه التعامل مع العناصر الأساسية مثل مخطط الحساب.
