النموذج الكامل لـ GRN (ملاحظة استلام البضائع) | المعنى والميزات
النموذج الكامل لـ GRN - إشعار استلام البضائع
الشكل الكامل لـ GRN هو إشعار استلام البضائع. يشير GRN إلى مستند العمل الذي يملأه العميل في وقت استلام البضائع من البائع لتأكيد استلام جميع البضائع على النحو المتفق عليه بين الأطراف المعنية وغالبًا ما تتم مقارنتها بأمر الشراء ( PO) قبل إصدار الدفعة لبائع البضاعة.
ميزات GRN
في التصنيع وأنواع التنظيم الأخرى ، حيث تتضمن العملية التنظيمية نقل البضائع من مكان إلى آخر أو النقل من السوق الخارجي إلى المستودع وما إلى ذلك ، تلعب مذكرة استلام البضائع دورًا مهمًا للغاية. في بعض الأحيان ، قد يكون وقت المعالجة بطيئًا عن المعتاد ويمكن تتبع ذلك من إشعار استلام البضائع.
تتمثل إحدى الميزات المهمة لمذكرة استلام البضائع في أنه عند نقل البضائع إلى المتجر ، يأخذ مدير المتجر هذا المستند كدليل على ما إذا كانت البضائع حسب الكمية المطلوبة ، سواء كانت الكمية المطلوبة كما هو مكتوب في الملاحظة تم استلامه بالفعل أم لا. ومن ثم يصبح إشعار استلام البضائع أيضًا دليلاً ويصبح مسار التدقيق.
ما الذي يجب تضمينه في إشعار استلام البضائع؟
عادة ، في المنظمة ، تكون مهمة الطباعة المسبقة لإشعار استلام البضائع من قسم المتجر. ومن ثم يجب على الإدارة تدريبهم بشكل صحيح من حيث كل ما هو مطلوب لإدراجه في إشعار استلام البضائع. تم إعداد القائمة التالية حول الأشياء المهمة التي يجب تضمينها في GRN:
- يُظهر الجزء العلوي من GRN اسم مورد البضائع.
- يتبعه تاريخ ووقت الإصدار وتاريخ ووقت استلام البضاعة من قبل قسم المتجر.
- العنوان الصحيح للمكان الذي من المفترض أن يتم نقل البضائع فيه والمكان الذي من المفترض أن يتم تسليم البضائع فيه مع رمز PIN المناسب.
- وصف البضائع التي يتم نقلها مع كمية كل نوع من المنتجات ومعدل وسعر البضائع.
- يتم الانتهاء من GRN من خلال توقيع واسم الموظفين المعتمدين ، لكل من المورد وكذلك مدير المتجر والموظف الذي من المفترض أن يستلم البضائع.
عملية GRN
فيما يلي عملية GRN:
- استلام الفاتورة وعملية التفريغ وتفريغ البضاعة للمخازن.
- التحقق المادي من عدد البضائع المستلمة مع وصف البضائع.
- إذا كانت السلع متنازع عليها أو كانت بكميات قليلة ، يتم الاتصال بالمورد للاستفسار عن سبب النقص.
- بعد فحص الكمية ، يتم إجراء اختبار الجودة.
- يتم الإقرار من قبل challan وإرساله إلى المورد.
- بعد الخطوة المذكورة أعلاه ، سيقوم قسم الاستلام بإعداد GRN في 5 نسخ. الأصل بالنسبة لهم ، والباقي لقسم المشتريات ، قسم الحسابات ، واحد لمدير المتجر والآخر للشخص الذي قام بطلب الشراء
- بناءً عليه ، يتم إجراء إدخالات في دفاتر الأستاذ.
أهمية
- بالنسبة لأي قسم حسابات ، تعد مذكرة استلام البضائع وثيقة حيوية للغاية لأنها تخدم الغرض من مبدأ الموضوعية للمحاسبة. أي إدخال في دفاتر الحسابات مطلوب إلزاميًا أن يدعمه إثبات في شكل وثائقي.
- علاوة على ذلك ، قبل إجراء أي مدفوعات للمنتجات للبائع ، يتم التحقق من البضائع مع GRN. أيضًا ، في المنظمة ، لتقليل احتمالية الأخطاء والاحتيال ، من المهم أن يتم فحص عمل شخص من قبل شخص آخر ، ولا يشارك شخص واحد في أكثر من عملية مستمرة. ومن ثم بسبب GRN ، يتم فحص العمل التنظيمي من قبل أشخاص مختلفين.
- نظرًا لأنه يتم فحص الكمية المادية الفعلية للبضائع من خلال إشعار استلام البضائع ؛ يتم الدفع فقط لتلك البضائع التي تم استلامها بالفعل. ومن ثم يتم تجنب الدفع غير المشروع.
- يضع هذا المستند أيضًا دورًا مهمًا في المورد. يمكن للمورد أن يثبت بمساعدة GRN أن البضائع قد تم إرسالها من نهايتها لأن GRN هي وثيقة قانونية رسمية ويمكن قبولها كدليل في المحكمة.
إشعار استلام البضائع مقابل إشعار إرسال البضائع
فيما يلي الاختلافات بين إشعار استلام البضائع ومذكرة إرسال البضائع:
- يتم رفع إرسال البضائع (GDN) من قبل قسم الإرسال الخاص بالمورد بينما يتم إعداد إشعار استلام البضائع من قبل قسم استقبال المشتري.
- بدون رفع GDN ، لا يمكن لقسم حسابات المورد رفع الفاتورة بينما ، بدون GRN ، لا يمكن لقسم المشتري إجراء الدفع أو إدخال قيود في الكتب.
فوائد
فيما يلي فوائد البضاعة المستلمة ملاحظة:
- وهي تعمل كدليل للمراجعين وبالتالي فهي مدرجة في إجراءات متابعة المراجعة.
- توضح GRN الكمية الفعلية المستلمة وبالتالي يمكن اكتشاف خسارة المدفوعات الأعلى للموردين.
- إنه إثبات التسليم. إنها وثيقة قابلة للتنفيذ قانونًا ويمكن تقديمها إلى المحكمة.
- يصبح الموظفون في فريق اللوجستيات مسؤولين في حالة حدوث أخطاء أو عمليات احتيال نظرًا لأن الكمية يجب أن تتطابق دائمًا مع كمية GRN. يتم إنشاء شعور بالمسؤولية واليقظة بين الفريق.
- يمكن للإدارات المالية للشركات الكبرى استخدام هذه الوثيقة لأغراض المقارنة فيما يتعلق بكميات البضائع المطلوبة وكميات السلع التي تم استلامها وإدخالها بالفعل في الدفاتر.
استنتاج
GRN هو الاختصار المستخدم للبضائع المستلمة المذكرة. كما يوحي الاسم ، فإن إشعار البضائع المستلمة هو ملاحظة لتأكيد استلام البضاعة من قبل العميل أو المشتري من البائع والذي يملأه المشتري في الوقت الذي يتم فيه استلام البضائع بالفعل. إنها وثيقة قانونية رسمية ويمكن قبولها كدليل في المحكمة.
